Atendendo a alguns pedidos, apresento abaixo um roteiro básico para elaboração de um projeto comercial de um evento. Este roteiro deve ser adaptado às características gerais do evento que se pretende comercializar cotas de patrocínio ou itens específicos, chamados de itens patrocináveis. Uma vez elaborado, o texto deve ser diagramado e impresso em um papel de boa qualidade. Uma versão em extensão [pdf] também é aconselhável para ser enviado por emails. Caso o evento tenha um site, estas informações podem compor o site em área restrita aos interessados que receberão uma senha para ter acesso.
Segue o roteiro básico. Complemente conforme as suas necessidades. Itens que não tenham relevância para o evento em questão devem ser excluídas.
PROJETO COMERCIAL (ROTEIRO)
Parte 1
1. Apresentação
2. Quem esta promovendo o evento
3. Porque está promovendo o evento
4. O que é o evento. Quantas edições já aconteceram
5. Objetivos do evento
6. Público Alvo [quem irá participar do evento. Público esperado]
7. Tema Central e eventos paralelos
Parte 2
1. Como está o mercado (setor) brasileiro /mundial em relação ao evento
2. O que está sendo apresentado.
3. Importância do setor na economia nacional
Parte 3
1. Promoção e realização (Parceiros /apoiadores)
2. Quem está promovendo
3. Quais as entidades/ Quem são
4. O que fazem (missão, objetivo, fundação)
Parte 4
1. Local
2. Cidade do evento
3. O que ela oferece (pólo turístico)
4. Quais os seus atrativos | Estilo da cidade (ambiente) | Quantos habitantes
5. Período de realização do evento
6. Datas e horários | Cronograma
Parte 5
1. Por que investir
• Investimento em promoções de eventos associa marcas a hábitos e segmentos.
• Incrementa marcas e aumenta os índices de lembrança.
• Aumenta a rentabilidade do dinheiro investido.
• Empresa investidora contato direto com o público alvo
Parte 6
1. Estratégias de divulgação
2. Divulgação dirigida – Folheteria
3. Publicação de anúncios: revistas, informativos, jornais especializados.
4. Divulgação em massa – Mídia impressa, falada, televisionada.
5. Anúncios periódicos com circulação: regional, nacional, internacional; dirigido para o segmento ou não.
6. Mailing list
7. Plano de mídia
• Veículo anúncios tamanho
• Revistas (nacionais, regionais, internacionais/dirigido ou não).
• Televisão (nacional, regional).
• Rádios AM/FM (regional, nacional) dirigido ou não.
• Periódico (nacional, regional) dirigido ou não.
Parte 7
Programação Detalhada
• [ Data/ Hora/ Local]
• [Título / assunto/ Professor/ onde se formou.
• Apresentação trabalho científico - Qual o formato
Parte 8
Realização de feira de produtos e serviços [paralelo ao evento]
Metragem da área da feira
Metragem de variação estandes
Preços: montagem básica m2, área livre m2.
Parte 9
Retorno do investimento
Opções: cota máster, co-patrocínio, patrocínio workshop, estande (podem ser divididos por setores, valor estandes por m2, área livre por m2), apóio de mídia (citação na mídia como patrocinador).
Nº de cotas disponíveis e seus valores
Especificação das opções
Parte 10
Contatos
Telefone
Nome do responsável com email e celular
Site do evento.